Si può registrare una riunione di lavoro?

Non è possibile registrare una riunione di lavoro, e chiunque lo faccia incorre in una violazione della privacy.

Questo comportamento può inoltre costituire una giusta causa alla base del licenziamento del lavoratore.

La tutela della privacy

La tutela della privacy trova il suo referente normativo, in ambito sovranazionale, nell' articolo 8, paragrafo 1, della Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea e nell'articolo 16, paragrafo 1, del Trattato sul funzionamento dell'Unione europea (TFUE).

Tali disposizioni stabiliscono che ogni persona ha diritto alla protezione dei dati di carattere personale che la riguardano.

La normativa a tutela della privacy è inoltre contenuta nel Regolamento UE 2016/679.Nel preambolo del Regolamento è stabilito che “La protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati di carattere personale è un diritto fondamentale”.Il Regolamento UE 2016/679 (GDPR) mira a “contribuire alla realizzazione di uno spazio di libertà, sicurezza e giustizia e di un'unione economica, al progresso economico e sociale, al rafforzamento e alla convergenza delle economie nel mercato interno e al benessere delle persone fisiche”.

Nel nostro ordinamento la tutela della riservatezza è assicurata dal Codice della privacy (Dlgs 196/2003).

E’ possibile registrare una riunione di lavoro senza il consenso dei partecipanti?

Non è possibile registrare una riunione di lavoro senza il consenso dei partecipanti, tranne nell’ipotesi in cui si debba utilizzare tale registrazione in funzione difensiva, nell’ambito di un processo.

In questa ipotesi, infatti, le esigenze collegate al diritto di difesa del singolo, di cui all’art. 24 della Costituzione, risultano prevalenti.

La Cassazione si è espressa in tal senso con sentenza del 2 novembre 2021 n. 31204.

La Corte di Cassazione, sezione lavoro, con sentenza del 2 novembre 2021, n. 31204 ha infatti stabilito che “nell'ambito dei rapporti di lavoro, la registrazione di conversazioni tra un dipendente e i suoi colleghi presenti, all'insaputa dei conversanti, configura una grave violazione del diritto alla riservatezza che giustifica il licenziamento intimato, a meno che, ai sensi dell'art. 24 del d.lgs. n. 196 del 2003 (vigente "ratione temporis"), la registrazione occulta dei dialoghi non si sia resa necessaria per difendere un diritto in giudizio, a prescindere dalla esatta coincidenza soggettiva tra i conversanti e le parti processuali, purché l'utilizzazione di tale registrazione avvenga solo in funzione del perseguimento di tale finalità e per il periodo di tempo strettamente occorrente”.

Sul punto si è espresso anche il Tribunale di Venezia, con sentenza 2 dicembre 2021, n. 2286.

Nel caso di specie il Tribunale ha chiarito che: “il trattamento di dati personali per finalità di accertamento e/o esercizio di un diritto (anche in una fase pre-contenziosa) è espressione del legittimo interesse del titolare del trattamento, e, pertanto, in caso di insussistenza di detto interesse, il trattamento deve ritenersi illecito per mancanza di una delle sue basi giuridiche (art. 6, comma 1, lett. f) del Reg. UE n. 2016/679); ogni qualvolta il titolare del trattamento opponga all'interessato lo svolgimento di attività difensive a giustificazione di un dato trattamento di dati personali, quest'ultimo deve in ogni caso dimostrare la sussistenza di un contesto litigioso e/o la parvenza di un pregiudizio subito che lo avrebbero in ipotesi portato ad intraprendere trattamenti di dati personali riguardanti l'interessato, e ciò al preteso fine di chiedere la tutela di propri diritti (anche in una fase di pre-contenzioso)”.

In conclusione, la registrazione di una riunione di lavoro è lecita se:

• è effettuata per difendere un proprio diritto in giudizio;
• viene utilizzata esclusivamente a scopo difensivo;
• viene utilizzando soltanto nel contesto processuale;
• viene utilizzata soltanto per il tempo strettamente necessario alla difesa dei propri diritti in giudizio.

Qualora non ricorra anche una soltanto delle condizioni indicate, si incorre in violazione della privacy.

La registrazione dei colloqui di lavoro è vietata?

Lo stesso principio vale nell’ipotesi in cui si voglia registrare un colloquio di lavoro.

La registrazione è lecita solo nell’ipotesi in cui il soggetto debba utilizzare la stessa per finalità difensive nell’ambito di un processo e per il tempo strettamente necessario a difendere il proprio diritto.

Cosa si può fare della registrazione di una riunione di lavoro?

Si può registrare una riunione di lavoro a patto che la stessa venga utilizzata esclusivamente per finalità difensive e per il tempo strettamente necessario a difendere il proprio diritto in giudizio.

Non si può, dunque, cedere la registrazione a terzi, diffonderla tramite social, renderla pubblica in qualsiasi altro modo, pena la violazione della privacy delle persone coinvolte.