Segretaria: cosa fa, quanto guadagna, stipendio netto

Che sia un segretario o una segretaria o un operatore segretariale, chi svolge e cura funzioni di segreteria deve avere determinate abilità e competenze per gestire i compiti assegnati, farlo con cura e attenzione.

Ma soprattutto chi svolge questa professione, o ambisce a farlo, deve sapere che è possibile abilitarsi come operatore di segreteria ed avere le proprie abilità qualificate nei percorsi di Certificazione delle competenze.

Chi ha un ruolo di segretaria o segretario ha anche diritto ad una retribuzione proporzionata alla qualità e quantità del lavoro prestato, ma lo stipendio lordo e netto spettante (che per un full-time può superare i 1.500 euro netti) dipende non solo dall'esperienza, ma anche dal settore di inquadramento, in quanto chi svolge funzioni di segreteria lo fa in vari ambiti, come ad esempio negli studi professionali, nel commercio, nell'industria metalmeccanica, ecc. E nei vari contratti collettivi (CCNL), le mansioni di segreteria hanno una declaratoria ed un livello di inquadramento, con consequenziale stipendio lordo spettante. E tale stipendio differisce da settore a settore.

Cosa fa un addetto alla segreteria: compiti e competenze

Occorre certamente dare uno sguardo al corretto inquadramento e alla retribuzione e stipendio lordo e netto spettante in caso di full-time, part-time, apprendistato, tempo determinato ecc., ma partendo da capire cosa fa e cosa deve realmente saper fare una segretaria o un segretario, perché in Italia spesso questo ruolo viene ricoperto da chi non ha esperienza o non ha una qualificazione, ma in realtà anche nelle singole regioni esiste una qualificazione regionale abilitante e che vale anche nel sistema di certificazioni delle competenze. E soprattutto nei contratti collettivi alcune funzioni di segretaria sono maggiormente qualificate con diritto a stipendi più alti.

La prima cosa da sapere è che le funzioni di segreteria sono disciplinate in Italia: nell'ambito dell'atlante lavoro e delle qualificazioni in Italia sono contenute nell'area comune, nel processo di "Affari generali, segreteria e facilities management" e nella Sequenza "Organizzazione e conduzione delle attività di segreteria" dell'Atlante del Lavoro e delle Qualificazioni dell'INAPP. Si tratta del sistema nazionale e presto europeo di Certificazione delle competenze. Ma soprattutto il sistema nazionale che stabilisce quali attività deve fare una mansione, quali sono i risultati attesi e quindi quali sono le abilità che deve avere quella tipologia di lavoratore.

In questa sezione, vi sono quattro ADA (Aree di attività) che raggruppano l'organizzazione e conduzione delle attività di segreteria:

• ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) – Cura delle funzioni di segreteria;
• ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) – Realizzazione di attività di ufficio;
• ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) – Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza;
• ADA.24.01.08 (ex ADA.25.231.757) – Gestione delle attività di centralino e accoglienza.

Questi quattro percorsi professionali sono quattro qualificazioni ADA distinte ma che riguardano le attività di segreteria, l'ultimo afferisce più alla sfera del centralinista, che è una professione similare.

Sono i percorsi, ad esempio, che vanno fatti obbligatoriamente laddove un Soggetto promotore e un'azienda ospitante vogliano inserire in azienda un tirocinante, quindi un tirocinio formativo, nell'ambito delle attività di segreteria. Un tirocinante segretario deve formarsi e ha diritto a formarsi secondo uno di questi quattro percorsi, per intenderci.

Cosa fa un segretario d'azienda?

Laddove il segretario o la segretaria si occupi di funzioni di segreteria in generale (ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) – Cura delle funzioni di segreteria) deve saper fare le seguenti attività e/o compiti:

• Gestione dell'agenda (contatti, appuntamenti, scadenze, ecc.) delle funzioni direttive di riferimento;
• Gestione delle pratiche riferite al personale (missioni, straordinari, richieste di ferie, malattie, ecc.);
• Gestione e filtro delle comunicazioni scritte o telefoniche indirizzate alle funzioni direttive di riferimento;
• Cura della revisione e della battitura di testi e documenti;
• Cura della trasmissione delle informazioni o comunicazioni tra vari uffici o soggetti;
• Organizzazione di riunioni, assemblee o viaggi di lavoro del personale (prenotazione biglietti di viaggio, sale riunioni, alberghi, ristoranti, ecc.);
• Predisposizione e realizzazione di comunicazioni o lettere di convocazione;
• Supporto operativo all'organizzazione di conferenze stampa o eventi agli uffici stampa e di relazione con il pubblico.

Ecco la scheda completa delle abilità e competenze.

Il codice ISTAT associato all'ADA.24.01.05 (ex ADA.25.231.754) – Cura delle funzioni di segreteria, che raggruppa i seguenti esempi di professioni (addetto all'ufficio stampa, addetto alla preparazione degli originali, addetto alla rassegna stampa, addetto alla revisione di originali o bozze, addetto alla segreteria, addetto alla segreteria di direzione, addetto alla segreteria scolastica, addetto alle bozze, segretaria, segretario, segretario di studi legali è il codice 4.1.1.1.0  –  Addetti a funzioni di segreteria.

Il codice Ateco associato è 82.11.01 – Servizi integrati di supporto per le funzioni d'ufficio.

Cosa fa una segretaria d'ufficio?

Laddove il segretario o la segretaria si occupi di realizzazione di attività di ufficio – ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) deve saper fare le seguenti attività e/o compiti:

• Ascolto e trascrizione di registrazioni audio o sotto dettatura;
• Cura e realizzazione della battitura di testi e documenti e verifica e correzione dei testi;
• Acquisizione, elaborazione e registrazione di dichiarazioni, documenti e informazioni;
• Registrazione e archiviazione di dichiarazioni, documenti o informazioni e successiva ricerca;
• Stampa, fotocopiatura e scannerizzazione di documenti e invio/ricezione di fax;
• Invio telematico di dichiarazioni, documenti o informazioni.

Ecco la scheda completa delle abilità e competenze.

Il codice ISTAT associato all'ADA.24.01.06 (ex ADA.25.231.755) – Realizzazione di attività di ufficio è di quattro tipi:

• 4.1.2.2.0 Addetti all'immissione dati;
• 4.1.2.1.0 Addetti alla videoscrittura, dattilografi, stenografi e professioni assimilate;
• 4.1.2.3.0 Addetti alle macchine per la redazione, riproduzione e invio di materiali e documenti.

Il codice Ateco associato è 82.11.01 – Servizi integrati di supporto per le funzioni d'ufficio.

Cosa fa un Addetto al protocollo e allo smistamento di documenti?

Laddove il segretario o la segretaria si occupi di Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza – ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) deve saper fare le seguenti attività e/o compiti:

• Gestione dell'accettazione della corrispondenza (raccomandate, pacchi postali, ecc.) e rilascio di ricevute di avvenuta consegna;
• Tenuta e gestione dei registri elettronici;
• Cura degli atti di protocollo in entrata e in uscita;
• Raccolta, smistamento e invio dei materiali all'attenzione degli uffici competenti;
• Preparazione del materiale da spedire e realizzazione delle procedure di spedizione;
• Cura dell'ordine e dell'archiviazione dei materiali e successiva ricerca.

Ecco la scheda completa delle abilità e competenze.

Il codice ISTAT associato all'ADA.24.01.07 (ex ADA.25.231.756) – Realizzazione delle attività di protocollo e corrispondenza è il codice 4.1.1.3.0 – Addetti al protocollo e allo smistamento di documenti.

Raggruppa i seguenti esempi di professioni: accettatore di documenti, addetto al protocollo tradizionale o informatico, addetto all'ufficio posta di ente pubblico, consegnatario, indicatore del registro messo comunale messo di conciliatura, messo notarile, messo notificatore.

Il codice Ateco associato è 82.11.01 – Servizi integrati di supporto per le funzioni d'ufficio.

Come diventare segretario con qualifica regionale e cosa studiare

Come già abbiamo detto, la professione di segretario o segretaria non è affidata alle prime esperienze lavorative di un giovane o meno giovane, ma è una professione con qualificazione regolamentata a livello regionale.

In Italia esistono le professioni regolamentate come ad esempio il Dottore Commercialista, l'Avvocato, ma anche l'estetista e poi ci sono le qualificazioni regionali abilitati come ad esempio l'ottico o la guida turistica.

Quando si parla di funzioni di segreteria, nelle singole regioni vi sono i percorsi formativi con rilascio del titolo abilitante e quindi dell'attestato di qualificazione e certificazione delle competenze.

Si tratta della formazione professionale regionale e del Quadro di Riferimento Nazionale delle Qualificazioni Regionali – QNQR. Qui per maggiori dettagli, bisogna andare nella singola regione e scoprire il percorso professionale, andando nell'area comune.

Ecco i principali percorsi di abilitazione con tanto di grado di istruzione richiesto, numero di ore del percorso di formazione, materie da studiare, ore di laboratorio:

• Operatore segretariale Campania;
• Operatore amministrativo-segretariale Lazio;
• Operatore di segreteria Liguria;
• OPERATORE D'UFFICIO Lombardia;
• OPERATORE AMMINISTRATIVO-SEGRETARIALE Piemonte;
• Operatore/operatrice per l'organizzazione e gestione delle attività di segreteria, l'accoglienza e le informazioni Puglia;
• Addetto all'organizzazione e gestione delle attività di segreteria, all'accoglienza e alle informazioni – Toscana;
• Operatore amministrativo-segretariale Valle d'Aosta.

Basta consultare il sito della propria regione per reperire la qualificazione regionale di operatore segretariale.

Corretto livello di inquadramento di un segretario

Una volta che abbiamo individuato quali sono le abilità, competenze, funzioni e ruoli degli addetti alle funzioni di segreteria, occorre capire quale è il corretto livello di inquadramento di un lavoratore con funzioni di segreteria, anche perché ad un determinato livello corrisponde uno stipendio lordo spettante secondo contratto collettivo.

Per capire quale è il corretto inquadramento di una segretaria o di un segretario bisogna consultare il CCNL.

Vediamo i principali inquadramenti.

Nel CCNL Commercio, consultando i vari livelli,  gli addetto a mansioni d'ordine di segreteria sono da inquadrare nel quarto livello.

Nel CCNL Studi professionali, consultando i vari livelli, chi ha mansioni di segreteria può ambire a diversi livelli di inquadramento che dipendono dalle abilità acquisite.

Il lavoratore può essere inquadrato nel terzo livello se è eventualmente addetto ai rapporti con la clientela o alla amministrazione del personale interno in forma autonoma e completa.

Oppure al quarto livello super se è un segretario con cumulo di mansioni esclusivamente d’ordine, anche con incarico di curare i rapporti con la clientela.

Oppure al livello quarto se è un segretario d'ordine senza ulteriori abilità.

Nel CCNL Metalmeccanici Industria, consultando i vari livelli, il lavoratore con funzioni di segreteria era inquadrato nel quarto livello, poi diventato livello C2.

Ma in alcuni casi spetta l'ex quinto livello, poi diventato livello C3.

Nel caso sia un segretario assistente, l'ex quinto livello super, poi diventato livello B1.

Anche in questo caso il corretto inquadramento dipende dalle abilità e dalla lettura della declaratoria delle mansioni del contratto collettivo.

Lo stesso discorso riguarda tutti i settori produttivi, occorre consultare il contratto collettivo e la declaratoria dei livelli e mansioni.

Quanto guadagna una segretaria o un segretario

Molto spesso in Italia la mansione di segretaria o di segretario viene svolta con contratti a tempo parziale e con accordi tra datore di lavoro e lavoratore.

Per conoscere quanto guadagna una segretaria in un determinato settore produttivo, dopo aver individuato il livello di inquadramento previsto dal CCNL applicato al rapporto di lavoro, occorre poi individuare lo stipendio lordo spettante, in termini di paga mensile, paga oraria e paga giornaliera.

Per farlo occorre consultare le tabelle retributive del settore applicate al rapporto di lavoro.

Riprendendo i contratti collettivi e settori sopra citati, consultando le tabelle retributive del CCNL Commercio, il segretario o la segretaria inquadrata nel quarto livello ha diritto a 1.716,68 euro lordi.

Consultando le tabelle retributive del CCNL Studi professionali, il segretario o la segretaria inquadrata nel terzo livello ha diritto a 1.661,37 euro lordi. Se l'inquadramento è nel quarto livello super, ha diritto a 1.611,07 euro lordi, se l'inquadramento è nel quarto livello, ha diritto a 1.553,35 euro lordi.

Consultando le tabelle retributive del CCNL Metalmeccanici industria, il segretario o la segretaria inquadrata nel livello C2 ha diritto a 1.989,38 euro.

Laddove spetti il livello C3, la retribuzione sale a 2.130,56 euro.

Laddove spetti il livello B1, la retribuzione sale ancora a 2.283,65 euro per un rapporto di lavoro a tempo pieno.

Quindi per definire quanto guadagna una segretaria occorre considera che vi è una fascia di retribuzione mensile che va da 1.600 euro a 2.200 euro lordi, per un rapporto di lavoro full-time.

La paga oraria e giornaliera di un segretario o una segretaria si determina applicando il divisore orario del CCNL o il divisore giornaliero, che generalmente è il divisore 26.

Stipendio netto di una segretaria o un segretario

Dal lordo al netto, dalla RAL allo stipendio netto in tasca, c'è da applicare la contribuzione Inps e la tassazione Irpef.

Sullo stipendio lordo mensile, determinato in base al livello di inquadramento ed al contratto collettivo, il lavoratore paga generalmente il 9,19% di contributi (5,84% nel caso di apprendistato). Per l'anno 2024 ha diritto all'esonero contributivo del 6 o 7%.

Sullo stipendio lordo meno i contributi previdenziali, si applica la tassazione Irpef, ossia le aliquote Irpef che sono del 23% fino a 28 mila euro per l'anno 2024. E del 35% per la fascia lo scaglione che va 28 mila a 50 mila euro.

La maggior parte dei lavoratori addetti a funzioni di segreteria potrebbero vedersi applicare l'aliquota lorda del 23%.

Gli stessi lavoratori hanno diritto alla detrazione per lavoro dipendente.

Coloro che sono inquadrati come segretaria o segretario nel quarto livello commercio, hanno uno stipendio netto di circa 1.500 euro per un full-time.

Nel caso di un part-time a 20 ore settimanali, lo stipendio netto è di circa 950 euro, perché il lavoratore beneficia di una tassazione più favorevole.

Lo stipendio netto sale leggermente per coloro che sono inquadrati come segretaria o segretario nel settore dell'industria metalmeccanica. Mentre è similare o leggermente inferiore nel settore degli studi professionali.