Fattura elettronica: cos’è, come funziona, quanto costa

Niente più cartaceo: dal 2019 tutte le fatture emesse, a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, devono essere solo fatture elettroniche.

L’obbligo di fattura elettronica è valevole sia nel caso in cui la cessione del bene o la prestazione di servizio è effettuata tra due operatori Iva (operazioni B2B, cioè Business to Business), sia nel caso in cui la cessione/prestazione è effettuata da un operatore Iva verso un consumatore finale (operazioni B2C, cioè Business to Consumer).

Che cos'è la fatturazione elettronica

A partire dal 1° gennaio 2019, tutte le fatture emesse per cessioni di beni e prestazioni di servizi tra soggetti residenti o stabiliti in Italia devono essere esclusivamente in formato elettronico.

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L'introduzione della fatturazione elettronica rappresenta un passo significativo verso la digitalizzazione dei processi amministrativi in Italia. Pur comportando inizialmente un adattamento per le imprese, i benefici in termini di efficienza e controllo superano ampiamente i costi iniziali di implementazione.

I requisiti della fatturazione elettronica

Le fatture devono essere emesse in formato XML (Extensible Markup Language) che garantisce la standardizzazione delle informazioni contenute nella fattura.

Per compilare una fattura elettronica è necessario disporre di un PC ovvero di un tablet o uno smartphone. E’ necessario poi dotarsi di un programma (software) che consenta la compilazione del file della fattura nel formato XML.

L’Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente 3 tipi di programmi per predisporre le fatture elettroniche:

• una procedura web, utilizzabile accedendo al portale “Fatture e Corrispettivi” del sito internet dell’Agenzia (per l’uso di tale procedura occorre disporre di una connessione in rete)
• un software scaricabile su PC (tale procedura può essere utilizzata anche senza essere connessi in rete)
• un’App per tablet e smartphone, denominata Fatturae, scaricabile dagli store Android o Apple (per l’uso di tale procedura occorre disporre di una connessione in rete). 

Come funziona la fattura elettronica

 Per emettere una fattura elettronica, un operatore deve:

• Creare la fattura in formato XML: utilizzare un software di fatturazione elettronica per generare la fattura nel formato richiesto.
• Firmare digitalmente la fattura: applicare una firma digitale per garantire l'integrità e l'autenticità del documento.
• Trasmettere la fattura al SdI (Sistema di Interscambio): inviare la fattura elettronica attraverso il Sistema di Interscambio.
• Ricevere la notifica dal SdI: attendere la conferma di ricezione e di validazione del SdI.
• Conservare la fattura: archiviare digitalmente la fattura per il periodo previsto dalla legge.

Il SdI è una specie di postino che ha il compito di verificare se la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini fiscali  nonché l’indirizzo telematico (c.d. “codice destinatario” ovvero indirizzo PEC) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura.

Il SdI inoltre controlla che la partita Iva del fornitore (c.d. cedente/prestatore) e la partita Iva ovvero il Codice Fiscale del cliente (c.d. cessionario/committente) siano esistenti. In caso di esito positivo dei controlli precedenti, il Sistema di Interscambio consegna in modo sicuro la fattura al destinatario comunicando, con una “ricevuta di recapito”, a chi ha trasmesso la fattura la data e l’ora di consegna del documento. 

Fattura elettronica vs fattura cartacea: le differenze

 La fattura elettronica si differenzia da una fattura cartacea, in generale, solo per due aspetti:

• deve essere necessariamente redatta utilizzando un pc, un tablet o uno smartphone
• deve essere trasmessa elettronicamente al cliente tramite il c.d. Sistema di Interscambio (SdI).

Per il resto i dati obbligatori da riportare nella fattura elettronica sono gli stessi che si riportavano nelle fatture cartacee oltre all’indirizzo telematico dove il cliente vuole che venga consegnata la fattura.

Quando è obbligatorio fare fattura elettronica?

La fatturazione elettronica è obbligatoria per tutte le transazioni tra soggetti residenti o stabiliti in Italia. L’obbligo vale sia per le operazioni B2B che per le operazioni B2C.

Chi è esonerato dalla fattura elettronica

Sono esonerati dall’emissione della fattura elettronica:

• gli operatori (imprese e lavoratori autonomi) che rientrano nel cosiddetto “regime di vantaggio”
• quelli che rientrano nel cosiddetto “regime forfettario”
• piccoli produttori agricoli, i quali erano esonerati per legge dall’emissione di fatture anche prima dell’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica.

Come si conservano le fatture elettroniche

Sia chi emette che chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla elettronicamente. Il processo di conservazione elettronica a norma è usualmente fornito da operatori privati certificati facilmente individuabili in internet.

L’Agenzia delle Entrate mette gratuitamente a disposizione un servizio di conservazione elettronica a norma per tutte le fatture emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio.

Come inviare fattura elettronica al cliente

Inviare una fattura elettronica al cliente attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) è un processo essenziale per la conformità legale in Italia. Ecco i passaggi principali:

• Creazione della Fattura Elettronica: si utilizza un software di fatturazione elettronica certificato o un sistema gestionale aziendale per creare la fattura in formato XML, conforme al formato FatturaPA.
• Compilazione della Fattura: vanno inseriti tutti i dati obbligatori, inclusi quelli del cliente (codice destinatario o PEC, partita IVA, ecc.), i dettagli della transazione (descrizione dei beni/servizi, importi, aliquote IVA, ecc.) e i propri dati aziendali.
• Firma Digitale: va apposta la firma digitale sulla fattura per garantirne l'autenticità e l'integrità. Questo passaggio è solitamente gestito dal software di fatturazione.
• Invio al Sistema di Interscambio (SdI): il software di fatturazione elettronica o il sistema gestionale invia la fattura XML al SdI, che funge da intermediario tra il fornitore e il cliente.
• Verifica e Controllo: il SdI verifica che la fattura sia conforme ai requisiti tecnici e normativi. Se tutto è corretto, il SdI invia la fattura al destinatario. In caso di errori, la fattura viene respinta e il fornitore riceve una notifica con i dettagli degli errori da correggere.
• Ricezione e Conservazione: il cliente riceve la fattura elettronica  tramite il canale indicato (codice destinatario o PEC). Entrambe le parti devono conservare le fatture elettroniche in formato digitale per almeno 10 anni, secondo la normativa italiana.

Quanto costa fattura elettronica

I costi della fatturazione elettronica possono variare significativamente a seconda che si scelga di gestirla internamente utilizzando un software dedicato o affidandosi a un commercialista. L'utilizzo di un software di fatturazione elettronica è generalmente più economico, ma richiede una certa familiarità con il processo, mentre affidarsi a un commercialista può essere più costoso ma offre un servizio completo e professionale. Ecco una panoramica dettagliata dei costi da considerare:

Costo di Attivazione del Servizio

Quando si sceglie un servizio di fatturazione elettronica, può esserci un costo iniziale per l'attivazione del servizio. Questo costo può variare in base al fornitore e alle funzionalità offerte. Per l'attivazione dei servizi di fatturazione Online, in alcuni casi l'attivazione può essere gratuita o avere un costo una tantum che varia solitamente tra i 20 e i 100 euro. Inoltre è bene considerare se ci si affida a un commercialista e in tal caso l'attivazione del servizio può includere consulenza e configurazione, con costi variabili.

Costo per Singola Fattura o Pacchetti di Fatture

Il costo di emissione delle fatture può essere calcolato per singola fattura o tramite pacchetti di fatture. Il costo per singola fattura può variare da 0,5 a 2 euro, mentre i pacchetti possono offrire tariffe scontate (ad esempio, 100 fatture per 50 euro). Il costo per fattura emessa dal commercialista può variare da 3 a 5 euro, a seconda del volume e della complessità del lavoro.

Certificato della Firma Digitale

La firma digitale è necessaria per garantire l'autenticità della fattura.  Il certificato di firma digitale ha un costo che può variare da 30 a 80 euro all'anno, a seconda del fornitore.

Costo per l'Invio delle Fatture Elettroniche 

L'invio delle fatture al Sistema di Interscambio (SdI) può comportare costi variabili. Se si sceglie un servizio di fatturazione Online, spesso, il costo per l'invio è incluso nel prezzo per singola fattura. Alcuni servizi potrebbero addebitare un piccolo costo aggiuntivo per l'invio.

Costo per la Conservazione delle Fatture

Le fatture devono essere conservate per almeno 10 anni in conformità con la normativa italiana. Per chi sceglie la conservazione digitale, i costi variano da 20 a 100 euro all'anno, a seconda del volume di fatture e del servizio scelto.

Cosa fare se si riceve fattura per merce mai acquistata

L'Agenzia delle entrate spiega che l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica non ha introdotto disposizioni riguardanti il "rifiuto" di una fattura. Pertanto, nel caso in esempio, il cessionario che riceva una fattura per una partita di merce mai ricevuta potrà rifiutarla o contestarla comunicando direttamente con il cedente (es. via email, telefono ecc.): non è possibile veicolare alcun tipo di comunicazione di rifiuto o contestazione attraverso il canale del SdI.