Art. 6 L.241/90 (Compiti del responsabile del procedimento)

Con gli articoli 4 e 5 della l. 241/90 vengono individuati rispettivamente l'unità organizzativa ed il responsabile del procedimento.

Ma quali compiti svolge questa importantissima figura della P.A.?

Vediamo di seguito cosa dice la norma per poi analizzare nello specifico i compiti del responsabile.

Norma

1.Il responsabile del procedimento:

a) valuta, ai fini istruttori, le condizioni di ammissibilità, i requisiti di legittimazione ed i presupposti che siano rilevanti  per l'emanazione del provvedimento;

b) accerta di ufficio i fatti,  disponendo  il  compimento  degli atti all'uopo necessari,  e  adotta  ogni  misura  per  l'adeguato  e sollecito svolgimento dell'istruttoria. In particolare, puo' chiedere il rilascio di  dichiarazioni  e  la  rettifica  di  dichiarazioni  o istanze erronee o incomplete e puo' esperire accertamenti tecnici  ed ispezioni ed ordinare esibizioni documentali;

c) propone l'indizione  o,  avendone  la  competenza,  indice  le conferenze di servizi di cui all'articolo 14;

d) cura le comunicazioni, le  pubblicazioni  e  le  notificazioni previste dalle leggi e dai regolamenti;

e) adotta, ove ne abbia la competenza, il  provvedimento  finale, ovvero trasmette  gli  atti  all'organo  competente  per  l'adozione.

(L'organo competente per l'adozione del  provvedimento  finale,  ove diverso dal responsabile del procedimento, non puo' discostarsi dalle risultanze   dell'istruttoria   condotta   dal    responsabile  del procedimento se non  indicandone  la  motivazione  nel  provvedimento finale).

Compiti del responsabile del procedimento

Con l’articolo 6 della legge n. 241/1990 vengono indicati i principali adempimenti che devono essere compiuti dal responsabile del procedimento.

Esso viene visto come un "interlocutore" che svolge i propri compiti sia all’interno che all’esterno della pubblica amministrazione rispettando, durante lo svolgimento della propria attività, i principi di efficienza, efficacia ed economicità dell’azione amministrativa.

In questo articolo centreremo la nostra attenzione sull’attività di coordinamento svolta dal responsabile che è possibile ricondurre schematicamente gli atti nell’ambito di due categorie, a seconda del fatto che essi abbiano rilevanza interna, ovvero rilevanza esterna.

Come schematicamente riportato nell’articolo 6 il responsabile del procedimento in particolare deve:

– individuare e valutare le condizioni, i requisiti ed i presupposti necessari ai fini dell’emanazione del provvedimento finale;

– svolgere attività istruttoria e propositiva, necessaria alla raccolta dei documenti che sono rilevanti per il procedimento in atto.

Durante tutta la fase istruttoria il responsabile del procedimento rappresenterà l’ente e condurrà l’attività amministrativa, anche adottando i necessari atti che hanno una rilevanza esterna, a partire dalle comunicazioni e dall’assunzione delle decisioni, come per esempio l’ammissione o l’esclusione dalle fasi ulteriori del procedimento.

In questo contesto, anche se la legge n. 15 del 2005 non detta alcuna previsione, si può ritenere che spetti al responsabile, anche se non in via esclusiva, il compito di comunicare al privato, che ha presentato l’istanza, le risultanze dell’orientamento al rigetto della sua istanza.

Il responsabile del procedimento deve, però, rispettare le disposizioni dettate dall’articolo 18 della legge 241/1990 in materia di autocertificazione nel momento in cui eserciti questo tipo di attività.

Infatti, nel momento in cui il cittadino, per attestare fatti, stati o qualità personali, decida di avvalersi della documentazione già in possesso dell’amministrazione e allo stesso modo, ai fini di certificare tali condizioni, faccia rinvio ai soggetti su indicati, sarà compito del responsabile del procedimento:

– provvedere all’acquisizione d’ufficio di tale documentazione e tali certificati. Inoltre il responsabile dovrà invitare i cittadini ad integrare la documentazione prodotta e rettificare le dichiarazioni o istanze che sono risultate erronee o incomplete.

– autenticare copie, su esibizione dell’originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso l’amministrazione procedente, ai sensi dell’articolo 18, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000, utilizzabile solo per il procedimento cui inerisce.

In tal modo il responsabile del procedimento, configurandosi come l'anello di congiunzione tra cittadino e p.a., assumerà un ruolo attivo e centrale nella conduzione del procedimento, dal momento che esso non solo deve evitare errori od omissioni da parte della Pubblica amministrazione, ma deve anche prodigarsi per prevenire e, quando possibile, correggere gli errori in cui sono incorsi i cittadini.

Un tipico esempio di questo ruolo partecipativo è oggi possibile riscontrarlo nel caso dell’espletamento di un concorso pubblico per la copertura di posti di ruolo, laddove il partecipante non abbia correttamente eseguito il versamento della tassa di concorso ed il responsabile del procedimento lo inviti ad effettuare, entro il termine di scadenza fissato dal bando di concorso, la necessaria integrazione (cd. soccorso istruttorio), favorendo la più ampia partecipazione.

Il responsabile del procedimento deve poi accertare d’ufficio i fatti, disponendo il compimento degli atti necessari allo scopo, e quindi può di conseguenza, esperire accertamenti tecnici ed ispezioni ed ordinare l’esibizione di documenti;

– indicare o proporre l’indizione della “conferenza dei servizi” di cui all’articolo 14 della legge 241/1990. La Conferenza di Servizi, che vedremo successivamente nell’esame dell’articolo 14 della L. 241/90, consente un esame congiunto da parte delle amministrazioni o uffici amministrativi interessati alle problematiche scaturenti dal procedimento in corso, nonché una immediata raccolta dei pareri e nulla osta necessari al completamento dell’iter procedimentale, ciò comporta un evidente risparmio in termini di tempo;

– effettuare le pubblicazioni, le notificazioni e le comunicazioni necessarie, quali quelle rivolte ai cittadini che possono partecipare al procedimento amministrativo;

– adottare il provvedimento finale, ove ne abbia la competenza (nel caso in cui il dirigente che adotta la determina coincide con il responsabile del procedimento) o, in caso contrario, trasmettere gli atti al soggetto che abbia la competenza.

Possiamo quindi vedere che le due figure, quella del responsabile del procedimento e del soggetto che adotta l’atto finale, non sempre scombaciano, mantenendo, invece, una reciproca autonomia funzionale.

I compiti che abbiamo appena esaminato  mostrano come, la funzione del responsabile del procedimento sia caratterizzata da un’ampia autonomia, fortemente focalizzata ad un ruolo attivo e propositivo nel dettare i tempi dello svolgimento delle varie fasi del procedimento, e determinante nel tracciare il corso di un’efficace azione amministrativa che possa bilanciare equamente le esigenze amministrative di correttezza formale e tutela dell’interesse privato.

Con l’inserimento delle disposizioni contenute nell’articolo 4 della Legge 15/2005 che, integrando la lettera e) dell’articolo 6, con cui viene disciplinato un pesante condizionamento del contenuto del provvedimento finale, quando quest’ultimo viene adottato da un soggetto diverso rispetto al responsabile del procedimento, la figura del responsabile del procedimento ed i compiti che esso ha svolto sono ancor più valorizzati.

Nel caso in cui, infatti, non dovessero coincidere la figura del responsabile del procedimento con il funzionario che adotterà l'atto finale, è previsto che l’organo competente ad adottare il provvedimento finale non possa discostarsi da quanto dedotto dal responsabile dell’istruttoria, a meno che non vengano indicati i motivi del dissenso nel corpo del provvedimento stesso.

Responsabilità

Dopo aver esaminato i compiti contenuti nell'articolo 6 e che abbiamo appena visto, è chiaro che la responsabilità  di questo soggetto molto importante all'interno della macchina amministrativa è una responsabilità sia di prodotto che di risultato alle quali però vanno aggiunte anche le più tradizionali responsabilità derivanti dal fatto illecito e dal danno ingiusto, individuate sotto profili civili, penali e amministrativi.

È utile esaminarle nello specifico:

1) Responsabilità penale

Nel caso in cui l’incuria nell’adempimento dei propri compiti, integri il reato di omissione d’atti d’ufficio ai sensi dell’articolo 328, comma 2, del Codice penale, il responsabile del procedimento potrà essere chiamato a rispondere penalmente di tale omissione.

L'omissione si perfeziona quando il mancato compimento di un atto dell’ufficio da parte del pubblico ufficiale o dell’incaricato di pubblico servizio, si verifichi entro trenta giorni dalla richiesta dell’interessato, salva risposta recante esposizione delle ragioni del ritardo.

In tal caso, il reato omissivo proprio sarà a consumazione istantanea, ovvero perfezionato nel momento in cui si sarebbe dovuto compiere l'atto.

Per integrare il del delitto di omissione di atti d’ufficio, è infatti irrilevante il formarsi del silenzio-inadempimento entro la scadenza del termine di trenta giorni dalla richiesta del privato. Questo perchè l'inadempimento stesso, integra la condotta omissiva richiesta per la configurazione della fattispecie incriminatrice.

Il termine coincide, non a caso, con quello generale individuato dalla legge 241/1990 (articolo 2, comma 3).

La richiesta scritta di cui all’articolo 328, comma secondo, rilevante ai fini dell’integrazione della fattispecie, deve, quindi, assumere la natura e la funzione tipica della diffida ad adempiere o dell' atto di intimazione di mora nei confronti della Pubblica amministrazione, dovendo questa essere rivolta a sollecitare il compimento dell’atto del soggetto preposto al relativo procedimento in quanto responsabile o, viceversa, l’esposizione delle ragioni che lo impediscono.

Seppure, quindi, non siano necessarie frasi che riproducano pedissequamente la formulazione della legge in termini di «diffida» e «messa in mora», il contenuto della richiesta deve essere tesa a rappresentare quantomeno la cogenza della richiesta e la sua necessità di un adempimento direttamente ricondotto alla disciplina del procedimento amministrativo, circa le conseguenze in ipotesi di non evasione o mancata risposta nei termini.

2) Responsabilità civile

Il dipendente che ha la cura del procedimento risponde civilmente dei danni cagionati a terzi con violazione degli obblighi fissati dall’articolo 6 della legge 241/1990, di cui detto.

Motivo per cui il legislatore impone la comunicazione agli interessati dell’identità del responsabile del procedimento (articolo 5, comma 3).

3) Responsabilità amministrativa

Il dipendente preposto alla gestione del procedimento risponde anche sotto il profilo amministrativo, sotto i diversi aspetti che tale responsabilità assume:

– contabile o erariale (a seconda che si abbia o meno maneggio di valori), per i danni cagionati all’amministrazione (cosiddetto danno erariale);

– disciplinare, per le violazioni dei doveri del responsabile del procedimento in quanto pubblico dipendente, in applicazione dei contratti collettivi e delle eventuali norme di legge.

4) Responsabilità gestionale

Già la responsabilità disciplinare, nella misura in cui prescinde da un danno, si avvicina a quella gestionale la quale, come più volte precisato, riguarda le modalità di gestione delle attività affidate e i risultati da queste conseguite.

Poiché non si dà responsabilità senza sanzione, oltre che senza poteri, sorge un problema a proposito della possibilità di configurarne il tipo gestionale a carico dei dipendenti che non rivestono la qualifica di dirigente.

In conclusione possiamo vedere come, la figura del Responsabile del procedimento sia una figura chiave dello stesso e che abbia una serie di importanti mansioni da svolgere durante l’esecuzione dei propri compiti.